PROSEDUR PERMOHONAN PELAYANAN PUBLIKBiro Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Provinsi Kepulauan Riau |
A. DASAR HUKUMUndang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan; Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah; Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012; Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018; Ketentuan lain yang terkait dengan jenis pelayanan yang diberikan.
B. MAKSUD DAN TUJUAN1. Maksud Prosedur ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi petugas dan masyarakat/pemohon dalam melaksanakan permohonan pelayanan pada Biro Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Provinsi Kepulauan Riau. 2. Tujuan memberikan pelayanan yang transparan, cepat, mudah, terukur, akuntabel dan tidak diskriminatif; memberikan kepastian mengenai persyaratan, mekanisme, waktu penyelesaian dan produk pelayanan; memastikan setiap permohonan pelayanan tercatat dan dapat ditelusuri; memberikan kepastian kepada pemohon mengenai tindak lanjut permohonan; meningkatkan kualitas pelayanan publik di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah; dan mencegah terjadinya pelayanan yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
C. RUANG LINGKUP PELAYANANProsedur ini berlaku untuk permohonan pelayanan yang menjadi tugas dan kewenangan Biro Pengadaan Barang dan Jasa, antara lain: 1. Konsultasi/konsultasi teknis di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah | 2. Pemberian informasi terkait kebijakan dan tata cara pengadaan barang/jasa | 3. Fasilitasi atau pendampingan sesuai tugas dan kewenangan Biro | 4. Pelayanan yang berkaitan dengan sistem pengadaan secara elektronik sesuai kewenangan | 5. Fasilitasi koordinasi penyelesaian permasalahan pengadaan | 6. Permohonan informasi publik sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan | 7. Penerimaan dan tindak lanjut pengaduan terkait pelayanan | 8. Layanan lain yang menjadi tugas dan fungsi Biro Pengadaan Barang dan Jasa |
Penting: pelayanan konsultasi/fasilitasi tidak boleh dimaknai sebagai pemberian keputusan atau tindakan yang menjadi kewenangan pejabat/aktor pengadaan lainnya. D. PERSYARATAN PERMOHONANPemohon menyampaikan: identitas pemohon; nama instansi/perangkat daerah/badan usaha/masyarakat, apabila relevan; alamat dan kontak yang dapat dihubungi; surat permohonan, apabila jenis layanan mensyaratkannya; uraian permasalahan atau kebutuhan pelayanan; dokumen pendukung yang diperlukan sesuai jenis pelayanan; surat tugas/kuasa apabila permohonan diajukan oleh pihak yang mewakili pemohon, apabila diperlukan.
E. MEDIA/TEMPAT PENYAMPAIAN PERMOHONANPermohonan dapat disampaikan melalui: pelayanan langsung pada kantor Biro Pengadaan Barang dan Jasa; surat resmi; surat elektronik/email resmi; aplikasi/sistem pelayanan elektronik yang disediakan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau; kanal resmi lainnya yang ditetapkan oleh Biro/Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau.
➜ Permohonan Pelayanan Publik Online F. PROSEDUR PELAYANAN1 | Tahap 1 — Penyampaian Permohonan Pemohon menyampaikan permohonan pelayanan melalui kanal pelayanan yang tersedia dengan melengkapi persyaratan sesuai jenis layanan. Output: Permohonan pelayanan | 2 | Tahap 2 — Penerimaan dan Registrasi Petugas menerima permohonan dan melakukan: (1) pemeriksaan awal kelengkapan administrasi; (2) pencatatan/registrasi permohonan; (3) pemberian nomor registrasi/tanda terima; (4) penyampaian informasi kepada pemohon mengenai tahapan pelayanan. Output: Permohonan terdaftar dan tanda terima/nomor registrasi | 3 | Tahap 3 — Verifikasi Petugas memverifikasi: (1) identitas pemohon; (2) kelengkapan dokumen; (3) substansi permohonan; (4) kewenangan Biro terhadap permohonan; (5) kebutuhan koordinasi dengan unit kerja/pejabat terkait. Apabila dokumen tidak lengkap, petugas memberitahukan kekurangan kepada pemohon dan memberikan kesempatan untuk melengkapi. Output: Permohonan lengkap/dikembalikan untuk dilengkapi | 4 | Tahap 4 — Telaah dan Disposisi Permohonan yang telah lengkap diteruskan kepada pejabat yang berwenang untuk dilakukan telaah dan/atau disposisi kepada pejabat/pelaksana sesuai tugas dan fungsi. Output: Disposisi/telaahan permohonan | 5 | Tahap 5 — Pelaksanaan Pelayanan Petugas/pejabat yang ditugaskan memberikan pelayanan sesuai jenis permohonan, antara lain: memberikan informasi; memberikan konsultasi; memberikan penjelasan ketentuan; melakukan koordinasi; memberikan fasilitasi sesuai kewenangan; melakukan tindakan administratif yang menjadi kewenangan Biro. Pelayanan wajib diberikan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan tidak boleh memberikan perlakuan khusus yang tidak mempunyai dasar hukum. Output: Hasil pelayanan | 6 | Tahap 6 — Penyampaian Hasil Hasil pelayanan disampaikan kepada pemohon melalui kanal yang telah ditentukan, dapat berupa: jawaban tertulis; surat keterangan; hasil konsultasi; informasi; hasil fasilitasi; dokumen pelayanan lainnya; atau pemberitahuan bahwa permohonan tidak dapat dipenuhi disertai alasan yang jelas dan dasar hukumnya. Output: Hasil pelayanan diterima pemohon | 7 | Tahap 7 — Dokumentasi dan Pengarsipan Petugas melakukan: (1) pencatatan penyelesaian layanan; (2) pengarsipan dokumen; (3) pengamanan dokumen dan data pemohon; (4) pembaruan status permohonan pada sistem, apabila menggunakan sistem elektronik. Output: Arsip/dokumentasi pelayanan | 8 | Tahap 8 — Survei Kepuasan dan Pengaduan Pemohon diberikan kesempatan untuk memberikan penilaian terhadap pelayanan, menyampaikan saran, atau menyampaikan pengaduan apabila pelayanan tidak sesuai standar. Hasil evaluasi digunakan sebagai bahan peningkatan kualitas pelayanan. |
G. BAGAN ALUR SINGKAT
H. STANDAR WAKTU PELAYANANWaktu pelayanan ditetapkan secara spesifik untuk setiap jenis layanan dalam Standar Pelayanan. No | Jenis Pelayanan | Waktu Penyelesaian |
|---|
1 | Konsultasi/konsultasi teknis Pengadaan Barang/Jasa | 1–3 hari kerja | 2 | Pemberian informasi kebijakan dan tata cara | 1 hari kerja | 3 | Fasilitasi/pendampingan sesuai tugas dan kewenangan | 3–5 hari kerja | 4 | Layanan sistem pengadaan elektronik | 1–2 hari kerja | 5 | Fasilitasi koordinasi penyelesaian permasalahan | 5–10 hari kerja | 6 | Permohonan informasi publik | Maks. 10 hari kerja | 7 | Pengaduan pelayanan | Verifikasi 3 hari; jawaban maks. 10 hari kerja | 8 | Layanan lainnya | Sesuai jenis layanan |
I. BIAYA/TARIF✓ TIDAK DIPUNGUT BIAYA sepanjang jenis pelayanan merupakan pelayanan administrasi/konsultasi/informasi |
Apabila terdapat jenis pelayanan yang menurut ketentuan peraturan perundang-undangan dikenakan biaya/tarif, maka besaran dan mekanisme pembayarannya akan disampaikan ketika proses pelayanan. J. PRODUK PELAYANANProduk pelayanan disesuaikan dengan jenis permohonan, antara lain: informasi/keterangan; hasil konsultasi; surat jawaban; hasil fasilitasi; dokumen administrasi pelayanan; hasil koordinasi; atau produk pelayanan lainnya sesuai kewenangan Biro.
K. PENANGANAN PENGADUANPengaduan masyarakat terhadap pelayanan dapat disampaikan melalui kanal pengaduan resmi Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau/Biro Pengadaan Barang dan Jasa. Pengaduan sekurang-kurangnya memuat: identitas pelapor, apabila tidak disampaikan secara anonim; uraian permasalahan; waktu dan tempat kejadian, apabila relevan; bukti/dokumen pendukung, apabila tersedia; kontak yang dapat dihubungi.
Setiap pengaduan: diterima dan dicatat; diverifikasi; diteruskan kepada pejabat/unit yang berwenang; ditindaklanjuti; diberikan jawaban sesuai ketentuan; dan didokumentasikan.
⚠ Pengaduan tidak boleh mempengaruhi hak pemohon untuk memperoleh pelayanan secara adil dan tidak diskriminatif. PENANGGUNG JAWAB PELAYANANBiro Pengadaan Barang dan Jasa — Sekretariat Daerah Provinsi Kepulauan Riau |
